Home → EORI-nummer aanvragen in Nederland – hoe en hoe lang duurt het?
Een EORI-nummer is voor elk bedrijf dat goederen importeert of exporteert buiten de EU verplicht. In deze gids leest u wat een EORI-nummer precies is, hoe u het aanvraagt bij de Nederlandse Douane, hoe lang dat duurt, en wat u moet weten over EORI-nummers voor eenmanszaken, voor buitenlandse bedrijven en voor export naar het Verenigd Koninkrijk.
Inhoudsopgave
EORI staat voor Economic Operators Registration and Identification. Het is een uniek identificatienummer dat de Europese Unie gebruikt om bedrijven te herkennen die zaken doen met de douane. Met dit nummer wisselen douaneautoriteiten in alle 27 EU-lidstaten snel en eenduidig gegevens uit over import-, export- en doorvoertransacties.
Een Nederlands EORI-nummer bestaat uit de landcode NL, gevolgd door negen cijfers – meestal het RSIN-nummer van uw onderneming. Een voorbeeld: NL123456789. Heeft uw RSIN minder dan negen cijfers, dan worden er voorloopnullen toegevoegd (bijvoorbeeld RSIN 1234567 wordt EORI-nummer NL001234567).
Het EORI-nummer is gekoppeld aan een juridische eenheid. Filialen krijgen geen eigen nummer maar gebruiken het EORI-nummer van de hoofdvestiging. Een fiscale eenheid mag zelf geen EORI-nummer aanvragen – de onderliggende entiteiten doen dat afzonderlijk.
U heeft een EORI-nummer nodig zodra uw onderneming op enig moment in contact komt met de Douane. Dat is in de volgende situaties het geval:
Voor goederenverkeer binnen de EU heeft u geen EORI-nummer nodig – denk aan leveringen tussen Nederland, België, Duitsland of Frankrijk. Bij intra-EU-handel werkt u met uw BTW-identificatienummer.
Let op: ook als u maar één keer per jaar importeert, is een EORI-nummer verplicht. Zonder geldig nummer kan de Douane uw zending niet vrijgeven en raakt uw container vast in de haven.
Veel ondernemers verwarren het EORI-nummer met andere identificatienummers. Een kort overzicht:
| Nummer | Doel | Afgegeven door |
|---|---|---|
| EORI-nummer | Identificatie bij de Douane bij import/export buiten de EU | Nederlandse Douane |
| BTW-nummer (omzetbelasting) | BTW-administratie en facturering | Belastingdienst |
| BTW-identificatienummer | Intra-EU handel en verleggingsregelingen | Belastingdienst |
| RSIN | Algemeen fiscaal identificatienummer voor rechtspersonen | KVK / Belastingdienst |
Hoewel een Nederlands EORI-nummer technisch gezien hetzelfde cijferdeel kan bevatten als uw RSIN, zijn het functioneel verschillende registraties. Een actief BTW-nummer betekent niet automatisch dat u een EORI-nummer heeft – dat moet u apart aanvragen of activeren.
De aanvraag verloopt via de Nationale Helpdesk Douane (NHD) en is volledig gratis. Volg deze stappen:
Stap 1 – Controleer eerst of u al een EORI-nummer heeft. Ga naar de EORI-validatiepagina van de Europese Commissie en voer uw vermoedelijke nummer in (bijvoorbeeld NL + uw RSIN). Bedrijven met een RSIN krijgen het EORI-nummer in veel gevallen automatisch toegewezen zodra zij hun eerste douaneaangifte doen.
Stap 2 – Vul het aanvraagformulier in op de NHD-website (nh.douane.nl/eori-nummer-aanvragen). U heeft de volgende gegevens nodig:
Stap 3 – Wacht op de bevestigingsbrief. De Douane bevestigt de toekenning per brief en/of e-mail. Bewaar deze bevestiging zorgvuldig – uw expediteur zal er bij elke douaneaangifte naar vragen.
Stap 4 – Geef het EORI-nummer door aan uw expediteur of douaneagent. Pas wanneer het nummer in een douaneaangifte wordt opgenomen, is het in de praktijk geactiveerd.
Hulp nodig bij het aanvragen of activeren van uw EORI-nummer? Onze douane-experts denken graag met u mee.
Voor eenmanszaken gelden enkele bijzondere regels die in de praktijk vaak voor verwarring zorgen.
Een eenmanszaak heeft een EORI-nummer nodig zodra zij goederen importeert of exporteert buiten de EU, of een expediteur de aangifte laat doen. Dit geldt ook voor zelfstandige ondernemers die incidenteel een container uit China laten komen of een zending naar het VK versturen.
Belangrijk: het oude EORI-nummer dat voor eenmanszaken op basis van het BSN was opgebouwd, is niet meer geldig. Heeft u uw onderneming voor 2024 ingeschreven en gebruikte u nog een EORI-nummer met BSN? Controleer dan de brief die u van de Douane heeft ontvangen – daarin staat uw nieuwe EORI-nummer. Gebruik uitsluitend het nieuwe nummer in douaneaangiften.
Voor eenmanszaken geldt verder dat u geen toestemming kunt geven voor publicatie van uw NAW-gegevens in de openbare EORI-database van de Europese Commissie. Dat is een privacymaatregel, omdat het bij eenmanszaken gaat om persoonsgegevens van een natuurlijk persoon.
Heeft uw onderneming haar hoofdvestiging buiten de Europese Unie en wilt u goederen importeren of exporteren via Nederland? Dan kunt u een Nederlands EORI-nummer aanvragen, op voorwaarde dat u in Nederland douaneactiviteiten verricht.
Voor buitenlandse bedrijven geldt een aparte aanvraagprocedure:
Bij de aanvraag moet u kunnen aantonen dat u in Nederland of de EU douaneactiviteiten zult verrichten. Voor veel bedrijven van buiten de EU betekent dit dat zij gelijktijdig een fiscaal vertegenwoordiger in Nederland aanstellen – die is onmisbaar voor het afhandelen van BTW bij invoer en het toepassen van de Article 23-regeling.
OTS Broker treedt op als fiscaal vertegenwoordiger voor bedrijven van buiten de EU. Vraag vrijblijvend om een toelichting op uw situatie.
In de meeste gevallen kent de Nederlandse Douane een EORI-nummer toe binnen één tot drie werkdagen nadat het volledig ingevulde aanvraagformulier is ontvangen. In eenvoudige situaties – bedrijven die al bij de Belastingdienst en KVK geregistreerd zijn – gaat het soms binnen enkele uren.
Houd er rekening mee dat een onvolledige aanvraag voor vertraging kan zorgen. Veelvoorkomende redenen voor vertraging:
Voor aanvragen vanuit een bedrijf met hoofdvestiging buiten de EU – die per post moeten worden ingediend – duurt de doorlooptijd in de praktijk langer, vaak twee tot vier weken.
Plan uw EORI-aanvraag dus ruim voordat uw eerste container aankomt. Een geblokkeerde zending in de haven van Rotterdam kost al snel veel meer dan u aan tijd zou besparen door snelle planning vooraf.
U kunt elk EORI-nummer kosteloos controleren via de EORI-validatiedienst van de Europese Commissie. Dit is handig om:
De EORI-database accepteert alleen zoekopdrachten op basis van het EORI-nummer zelf – u kunt dus niet zoeken op bedrijfsnaam of BTW-nummer. Voer het volledige nummer in (bijvoorbeeld NL123456789) en de database toont u of het nummer geldig is. Als het bedrijf toestemming heeft gegeven voor publicatie, ziet u ook de NAW-gegevens.
Een van de meest voorkomende redenen om een EORI-nummer aan te vragen is import uit China. Of u nu één container per jaar laat komen of een doorlopende handelsstroom heeft via Alibaba, AliExpress of een directe leverancier – voor elke zending uit China naar de EU is een geldig EORI-nummer vereist.
Bij import uit China gebruikt de Douane uw EORI-nummer in combinatie met:
Importeert u regelmatig uit China? Dan is het naast het EORI-nummer raadzaam om ook de Article 23-vergunning aan te vragen. Daarmee voorkomt u dat u eerst BTW vooruit moet betalen aan de Douane bij invoer en die later via uw BTW-aangifte moet terugvragen – een aanzienlijk cashflowvoordeel.
Sinds de Brexit is het Verenigd Koninkrijk geen EU-land meer. Dat heeft directe gevolgen voor uw EORI-nummers: een Nederlands EORI-nummer (NL…) is niet geldig voor invoeraangiften in het VK.
Als u goederen exporteert naar het Verenigd Koninkrijk en u doet daar zelf invoeraangifte (of laat een Britse expediteur dat doen), heeft u twee EORI-nummers nodig:
Een GB EORI-nummer vraagt u aan via de Britse overheid op gov.uk. De aanvraag is gratis en duurt meestal enkele werkdagen tot een week. U heeft een GB EORI-nummer ook nodig als u via Northern Ireland werkt, in welk geval mogelijk een aanvullend XI-nummer relevant is.
Voor zendingen naar het VK vermeldt u op uw verzenddocumenten beide nummers: uw NL-nummer als afzender/exporteur en uw GB-nummer als geadresseerde/importeur (indien u zelf de invoeraangifte verzorgt). Werkt u met een Britse koper die zelf de invoer regelt? Dan heeft u in principe geen GB-nummer nodig – maar vraag dat altijd vooraf na bij uw expediteur.
Twijfelt u of u een GB EORI-nummer nodig heeft voor uw zendingen naar het VK? Plan een gesprek met onze experts.
Een zending laten arriveren zonder geldig EORI-nummer leidt vrijwel altijd tot vertraging, extra kosten en – in het slechtste geval – boetes. De praktijk:
Het goede nieuws: het EORI-nummer is gratis, de aanvraag duurt in Nederland meestal slechts enkele werkdagen, en het nummer blijft levenslang geldig zolang uw onderneming bestaat. Er is dus geen enkele reden om de aanvraag uit te stellen.
Nee. Het EORI-nummer is een douane-identificatie, het BTW-nummer is een fiscale identificatie. Hoewel het cijferdeel van een Nederlands EORI-nummer vaak hetzelfde is als het RSIN, zijn het twee aparte registraties met verschillende doelen.
Nee. De aanvraag bij de Nederlandse Douane is volledig gratis. Bedrijven of dienstverleners die kosten in rekening brengen voor “het aanvragen van uw EORI-nummer” rekenen alleen voor de administratieve hulp – de aanvraag zelf bij de Douane is altijd kosteloos.
Een EORI-nummer heeft geen vervaldatum. Het blijft geldig zolang uw onderneming bestaat en haar economische activiteiten voortzet. Bij stopzetting van de onderneming of bij faillissement kan de Douane het EORI-nummer intrekken.
Nee. Voor uitsluitend intra-EU-handel (van Nederland naar bijvoorbeeld Duitsland, Frankrijk of België) heeft u geen EORI-nummer nodig. U werkt dan met uw BTW-identificatienummer.
In principe niet. Het EORI-nummer is bedoeld voor economische operatoren – bedrijven, eenmanszaken, vof’s en andere rechtsvormen. Particulieren die incidenteel iets uit een niet-EU-land bestellen vallen onder de douaneprocedures voor consumenten.
Het EORI-nummer is een verplichte identificatie voor iedereen die met de Douane werkt. De AEO-status (Authorised Economic Operator) is een vrijwillige certificering die wordt verleend aan bedrijven die voldoen aan strenge eisen op het gebied van douanecompliance, financiële betrouwbaarheid en veiligheid. AEO-bedrijven krijgen voordelen zoals minder en snellere controles. De Douane gebruikt uw EORI-nummer om te zien of u een AEO-status heeft.
Ja. Ook wanneer een expediteur of douaneagent (zoals OTS Broker) namens u de aangifte doet, moet het EORI-nummer dat in de aangifte staat uw eigen nummer zijn – niet dat van de expediteur. De expediteur treedt op als vertegenwoordiger, niet als juridische eigenaar van de goederen.
Kijk eerst in oude correspondentie van de Douane, op eerdere douaneaangiften of facturen van uw expediteur. Lukt dat niet? Voer uw vermoedelijke nummer (NL + RSIN) in de EORI-database van de Europese Commissie in om te controleren of het bestaat, of neem contact op met de Nederlandse Douane.
Nee. Één EORI-nummer is geldig in alle 27 EU-lidstaten. Met een Nederlands EORI-nummer kunt u dus zonder probleem ook in Duitsland, Spanje of Italië een douaneaangifte (laten) doen. Alleen voor het VK geldt een apart GB-nummer, omdat dat land niet meer tot de EU behoort.
Het aanvragen van een EORI-nummer is op zich een eenvoudige procedure – maar de bijbehorende douaneprocessen, vergunningen en fiscale aspecten zijn dat vaak niet. OTS Broker begeleidt importeurs, exporteurs en buitenlandse ondernemingen al jarenlang bij hun complete douaneadministratie in Nederland: van EORI-aanvraag en Article 23-vergunning tot fiscaal vertegenwoordigerschap, AEO-trajecten en dagelijkse douaneaangiften.
